Cyfryzacja polskiej ochrony zdrowia wkracza w kolejny kluczowy etap. 18 października 2026 roku kończy się okres przejściowy przewidziany dla papierowych zaświadczeń lekarskich wydawanych w ramach profilaktycznej opieki nad pracownikami. Domyślną i podstawową formą wystawiania, przechowywania oraz przekazywania orzeczeń medycyny pracy staje się postać elektroniczna.

Nowe regulacje modyfikują nie tylko pracę lekarzy, ale nakładają również nowe obowiązki na pracodawców w zakresie odbierania dokumentacji oraz umów zawieranych z placówkami medycyny pracy.

1. Koniec papierowych zaświadczeń – jakie orzeczenia objęto cyfryzacją?

Od 18 października 2026 r. w formie elektronicznej wystawiane będą wszystkie kluczowe orzeczenia lekarskie przewidziane w Kodeksie pracy, w tym:

• o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku (badania wstępne, okresowe i kontrolne – art. 229 § 4 k.p.),
• o utracie przez pracownika zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy (art. 43 pkt 2 k.p.),
• o konieczności przeniesienia do innej pracy ze względu na szkodliwy wpływ środowiska pracy na zdrowie (art. 55 § 1 k.p.),
• stwierdzające, że praca zagraża zdrowiu młodocianego (art. 201 § 2 k.p.),
• stwierdzające objawy wskazujące na powstawanie choroby zawodowej (art. 230 § 1 k.p.),
• o niezdolności do pracy po wypadku przy pracy lub chorobie zawodowej dla osób nieuznanych za niezdolne do pracy w rozumieniu przepisów o emeryturach i rentach z FUS (art. 231 k.p.).

Wyjątki od formy elektronicznej

Tradycyjna, papierowa forma orzeczenia pozostanie dopuszczalna jedynie w dwóch wyjątkowych sytuacjach:

1. W przypadku awarii lub braku dostępu do systemu teleinformatycznego,
2. W odniesieniu do funkcjonariuszy służb specjalnych (ABW, AW, CBA, SKW, SWW) oraz żołnierzy zawodowych wyznaczonych do służby w SKW i SWW.

2. E-orzeczenie na IKP oraz w Systemie Informacji Medycznej

Wszystkie e-orzeczenia medycyny pracy będą automatycznie zapisywane w Systemie Informacji Medycznej (SIM).

Pracownik uzyska do nich stały i bezpośredni dostęp za pośrednictwem swojego Internetowego Konta Pacjenta (IKP) oraz aplikacji mObywatel. Na życzenie osoby badanej lekarz lub placówka medyczna ma obowiązek wydać papierowy wydruk e-orzeczenia.

3. Nowe zasady przekazywania orzeczeń pracodawcy

Istotna zmiana dotyczy bezpośredniej relacji na linii: Placówka Medycyny Pracy – Pracodawca.

Zgodnie z nowymi przepisami to podstawowa jednostka służby medycyny pracy przekazuje orzeczenie bezpośrednio pracodawcy. Dokładny sposób (np. bezpieczny profil e-mail, portal klienta, e-PUAP/e-Doręczenia) oraz termin przekazania dokumentu muszą zostać precyzyjnie określone w umowie zawartej pomiędzy pracodawcą a jednostką medyczną.

Ochrona danych osobowych (RODO)

Pracodawca otrzymuje wyłącznie informację o rozstrzygnięciu, tj.:

• stwierdzeniu zdolności do pracy na danym stanowisku,
• braku zdolności do pracy,
• ewentualnych przeciwwskazaniach zdrowotnych.

Ważne dla działów HR: Pracodawca nie ma prawa wglądu do szczegółowej dokumentacji medycznej ani historii leczenia pracownika. Należy jednak pamiętać, że bez aktualnego e-orzeczenia o braku przeciwwskazań pracodawca nie może dopuścić pracownika do wykonywania obowiązków.

Podsumowanie zmian od 18 października 2026 r.

Obszar	Stan do 17 października 2026 r.	Stan od 18 października 2026 r.
Forma orzeczenia	Papierowa lub elektroniczna (okres przejściowy)	Wyłącznie elektroniczna (papier tylko przy braku systemu)
Dostęp dla pracownika	Dokument papierowy do ręki	Automatycznie na IKP (+ opcjonalny wydruk)
Przekazanie pracodawcy	Często za pośrednictwem pracownika	Bezpośrednio przez placówkę medyczną (zgodnie z umową)
Zakres informacji dla firmy	Rozstrzygnięcie o zdolności do pracy	Rozstrzygnięcie o zdolności do pracy (pełne RODO)

Bezpieczna obsługa kadr i spraw pracowniczych w Twojej firmie

Cyfryzacja dokumentacji medycyny pracy wymaga od przedsiębiorców weryfikacji zawartych umów z przychodniami oraz dostosowania wewnętrznych procedur odbioru zaświadczeń lekarskich. Błędy w ewidencji badań profilaktycznych mogą skutkować brakiem możliwości dopuszczenia pracownika do pracy lub karami podczas kontroli PIP.

Chcesz mieć pewność, że akta osobowe, ewidencja badań oraz wszystkie kwestie kadrowo-płacowe w Twoim przedsiębiorstwie są prowadzone bezbłędnie? Poznaj wsparcie oferowane przez biuro rachunkowe JWM FINANSE. Sprawdź naszą pełną ofertę kadr i księgowości, przejrzyj przejrzysty cennik usług lub po prostu skontaktuj się z nami. Pomagamy bezpiecznie zarządzać dokumentacją w Twoim biznesie.