Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia dotychczasowe postrzeganie pojęcia „otrzymania faktury”. W tradycyjnym modelu obrotu gospodarczego kluczowa była data fizycznego wpływu dokumentu do firmy (np. e-mailem lub pocztą). W realiach KSeF moment ten został ściśle powiązany z technologicznym przetworzeniem dokumentu przez system MF.

Prawidłowe ustalenie tej daty ma strategiczne znaczenie – to od niej zależy, w którym okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale) przedsiębiorca zyskuje prawo do pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony. Błędne przypisanie terminu grozi przedwczesnym odliczeniem VAT i konsekwencjami ze strony urzędu skarbowego.

1. Zasada podstawowa: Data nadania numeru KSeF

Dla faktur ustrukturyzowanych wystawianych w trybie standardowym (online) obowiązuje zasada wyrażona w art. 106na ust. 3 ustawy o VAT.

Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego KSeF.

Co to oznacza dla nabywcy?

• Brak znaczenia dla pobrania: Moment, w którym system finansowo-księgowy pobierze fakturę z KSeF lub w którym księgowy fizycznie zobaczy dokument na ekranie, jest bez znaczenia prawnego.
• Powstanie prawa do odliczenia: Prawo do odliczenia VAT powstaje w rozliczeniu za okres, w którym fakturze został przydzielony unikalny numer KSeF (pod warunkiem, że po stronie sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy).

2. Obsługa sytuacji awaryjnych oraz trybu offline24

Ustawodawca przewidział odrębne reguły ustalania daty otrzymania faktury w zależności od tego, w jakim trybie dokument trafił do obrotu podczas problemów technicznych.

Awaria zwykła systemu KSeF

Jeżeli faktura została przekazana nabywcy w uzgodniony sposób poza KSeF (np. e-mailem) w czasie trwania oficjalnie ogłoszonej awarii zwykłej, za datę otrzymania uznaje się datę faktycznego wpływu dokumentu do nabywcy. Wyjątkiem jest sytuacja, w której faktura zdążyła otrzymać numer KSeF przed awarią – wtedy decyduje znacznik systemowy.

Tryb offline24 oraz niedostępność systemu

W przypadku faktur wystawionych w trybie offline24 lub w okresie niedostępności systemu, dokument może fizycznie trafić do nabywcy wcześniej. Jednak przepis wiąże moment otrzymania faktury z chwilą późniejszego przydzielenia jej numeru KSeF po przesłaniu jej do systemu przez sprzedawcę. W praktyce przesuwa to prawo do odliczenia VAT do momentu, aż faktura przejdzie pozytywną weryfikację w KSeF.

3. Wyjątki dla nabywców spoza KSeF oraz podmiotów zagranicznych

Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, szczególne zasady dotyczą nabywców, którzy nie mają obowiązku korzystania z KSeF (np. podmioty zagraniczne nieposiadające stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce lub podmioty nieposiadające profilu w systemie).

Gdy dostawca i nabywca uzgodnili inny sposób udostępniania faktur (np. w postaci papierowej lub PDF):

• Za datę otrzymania faktury przyjmuje się datę jej faktycznego doręczenia nabywcy.
• Nadanie numeru KSeF przez sprzedawcę ma w tym przypadku charakter techniczny i nie wpływa na moment odliczenia VAT u kontrahenta zagranicznego/uprawnionego.

Zestawienie zasad ustalania daty otrzymania faktury

Tryb wystawienia / sytuacja	Kiedy faktura uznana jest za otrzymaną?	Moment powstania prawa do odliczenia VAT
Tryb standardowy (online)	Dzień przydzielenia numeru KSeF	Okres, w którym nadano numer KSeF
Awaria zwykła KSeF	Dzień faktycznego otrzymania (np. e-mail)	Okres faktycznego odbioru dokumentu
Tryb offline24 / Niedostępność	Dzień przydzielenia numeru KSeF	Okres przetworzenia i nadania numeru w KSeF
Nabywca spoza KSeF (np. zagraniczny)	Dzień faktycznego doręczenia uzgodnionym kanałem	Zasady tradycyjne (data wpływu)

Bezpieczne rozliczenia VAT w erze KSeF

Cyfryzacja fakturowania nakłada na działy księgowe obowiązek bieżącego monitorowania statusu dokumentów w systemie KSeF. Precyzyjna weryfikacja dat nadania numerów KSeF jest niezbędna, aby uniknąć błędów w ewidencji JPK_V7 i uchronić firmę przed zaległościami podatkowymi.

Chcesz mieć pewność, że finanse i rozliczenia podatkowe Twojego przedsiębiorstwa są w rękach profesjonalistów? Poznaj możliwości, jakie oferuje biuro rachunkowe JWM FINANSE. Sprawdź naszą pełną ofertę obsługi księgowej i KSeF, przejrzyj przejrzysty cennik usług lub skontaktuj się z nami, aby uzyskać indywidualne wsparcie dla Twojego biznesu.