Samofakturowanie w KSeF. Kiedy możliwe jest wystawianie faktur w imieniu sprzedawcy?

Procedura samofakturowania to popularne rozwiązanie biznesowe, w którym to nabywca towarów lub usług wystawia faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zasady te zostały zintegrowane z cyfrowym obiegiem dokumentów.

Warto pamiętać, że to, czy faktura zrobiona w trybie samofakturowania musi trafić do KSeF, czy pozostanie poza systemem, zależy od statusu podatkowego stron transakcji oraz posiadania polskiego NIP lub numeru VAT UE.

1. Status sprzedawcy i nabywcy a obowiązek wystawienia faktury w KSeF

O obowiązku korzystania z KSeF decyduje co do zasady status sprzedawcy (polskiego podatnika). W kontekście samofakturowania zasady prezentują się następująco:

• Nabywca zagraniczny z polskim NIP: Jeśli zagraniczny kontrahent dokona samofakturowania i posiada polski identyfikator NIP, faktura musi zostać wystawiona w KSeF.
• Nabywca zagraniczny bez polskiego NIP: Podmioty zagraniczne nieposiadające polskiego NIP nie mają technicznej możliwości uzyskania uprawnień w KSeF. Dlatego dokonywane przez nie samofakturowanie odbywa się poza systemem.
• Nabywca z UE (VAT UE przy WDT): Podatnik zidentyfikowany na potrzeby VAT UE w innym kraju członkowskim może otrzymać uprawnienie do samofakturowania przy Wewnątrzwspólnotowej Dostawie Towarów (WDT). Jest to jednak jego uprawnienie, a nie ustawowy obowiązek.
• Polski nabywca kupujący od podmiotu zagranicznego: Gdy polski przedsiębiorca wystawia fakturę w imieniu zagranicznego dostawcy nieposiadającego polskiego NIP (np. przy imporcie usług), samofakturowanie również przebiega poza KSeF.

2. Nadawanie uprawnień do samofakturowania w KSeF

Aby nabywca mógł wystawiać e-faktury w imieniu sprzedawcy, konieczne jest uprzednie nadanie mu odpowiednich uprawnień w systemie KSeF.

• Uprawnienia w systemie: Sprzedawca nadaje nabywcy (posiadającemu NIP lub VAT UE) dedykowane uprawnienie do samofakturowania.
• Dalsze upoważnienia: Podmiot uprawniony do samofakturowania może nadawać dalsze uprawnienia wewnątrz swojej organizacji (np. swoim pracownikom lub biuru rachunkowemu).
• Brak możliwości ograniczeń technicznych w KSeF: KSeF nie pozwala na techniczne ograniczenie uprawnień, np. tylko do wystawiania faktur pierwotnych. Wszelkie zakazy lub ograniczenia tego typu muszą wynikać wyłącznie z zapisów umowy cywilnoprawnej między stronami.

3. Akceptacja faktury odbywa się poza KSeF

Warunkiem koniecznym do stosowania samofakturowania jest zawarcie umowy określającej procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę przed ich oficjalnym wprowadzeniem do obrotu.

Ważne: Proces akceptacji faktury nie jest realizowany w KSeF. Odbywa się on poza systemem, według zasad ustalonych w umowie.

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów zatwierdzenie dokumentu XML może przybrać formę:

1. Aktywną – np. przesłanie e-mailem akceptacji pliku XML przed przesłaniem go do KSeF lub zgłoszenie e-mailowych uwag.
2. Bierną (tzw. milcząca zgoda) – brak zgłoszenia zastrzeżeń w określonym terminie oznacza automatyczną akceptację treści dokumentu.

4. Oznaczenia na e-fakturze ustrukturyzowanej

Wystawiając fakturę ustrukturyzowaną w procedurze samofakturowania, należy zadbać o właściwe uzupełnienie struktury XML:

• Podmiot 1: Dane sprzedawcy (w którego imieniu wystawiana jest faktura),
• Podmiot 2: Dane nabywcy (wystawcy faktury),
• Pole P_17: Obowiązkowy wpis wartości „1”, oznaczający zastosowanie procedury samofakturowania.

Zestawienie zasad samofakturowania

Sytuacja transakcyjna	Kanał wystawienia faktury	Czy wymagane uprawnienie w KSeF?
Nabywca z polskim NIP	KSeF	Tak – nadawane przez sprzedawcę
Nabywca z UE (VAT UE przy WDT)	KSeF (jako uprawnienie) lub poza KSeF	Tak – jeśli faktura trafia do KSeF
Nabywca zagraniczny bez polskiego NIP	Poza KSeF	Nie (brak możliwości technicznej)
Polski nabywca (import usług od firmy z zagranicy bez NIP)	Poza KSeF	Nie

Zapewnij swojej firmie bezpieczną obsługę KSeF i rozliczeń

Wdrożenie samofakturowania w erze KSeF wymaga precyzyjnego ułożenia zapisów umownych oraz poprawnego skonfigurowania uprawnień w systemie Ministerstwa Finansów. Błędy proceduralne mogą prowadzić do odrzucenia faktur przez API KSeF lub sporów o moment wprowadzenia dokumentu do obrotu prawno-podatkowego.

Chcesz upewnić się, że Twoje umowy i procesy księgowe są w pełni dostosowane do wymogów KSeF? Poznaj wsparcie, jakie oferuje biuro rachunkowe JWM FINANSE. Przejrzyj naszą kompleksową ofertę kadr i księgowości, sprawdź przejrzysty cennik usług lub po prostu skontaktuj się z nami. Pomagamy bezpiecznie wdrażać nowości podatkowe.