Czy pracodawca może sam wyznaczyć termin urlopu? Dni wolne od pracy.

Pierwszy kwartał roku to w wielu firmach czas intensywnego planowania harmonogramów, urlopów i dni wolnych od pracy. Prowadzenie działalności gospodarczej nierzadko wiąże się z koniecznością elastycznego dostosowywania grafiku do potrzeb biznesu. W 2026 roku kalendarz przynosi nam kolejne wyzwania, w tym m.in. dwa święta przypadające w sobotę.

Nasuwa się więc pytanie: czy w przypadku braku porozumienia z załogą, pracodawca może jednostronnie narzucić pracownikom termin dnia wolnego?

Odpowiedź– jak to w prawie pracy bywa- zależy od konkretnej sytuacji i rodzaju urlopu. Poniżej wyjaśniamy, na co pozwalają aktualne przepisy.

Święto w sobotę- kto decyduje o dacie odbioru wolnego?

Zgodnie z Kodeksem pracy, jeśli święto ustawowo wolne od pracy wypada w sobotę (dla pracownika, który ma wolne soboty z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy), pracodawca ma bezwzględny obowiązek obniżyć wymiar czasu pracy i wyznaczyć dodatkowy dzień wolny. Co ważne, musi to nastąpić w ramach tego samego okresu rozliczeniowego.

Czy pracodawca może sam wyznaczyć ten termin? Co do zasady- tak. Ustalenie terminu odbioru dnia wolnego za święto leży po stronie pracodawcy. Co więcej, przepisy nie nakazują, aby cała załoga odbierała wolne w tym samym czasie. Pracodawca może:

• Wyznaczyć jeden wspólny dzień dla całej firmy (np. przedłużając weekend).
• Pozwolić pracownikom na odbiór wolnego w różnych, indywidualnych terminach.

Haczyk prawny: Często obowiązujące w firmach układy zbiorowe lub wewnętrzne regulaminy pracy wymagają, aby terminy takich odgórnych dni wolnych były uzgadniane ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami załogi. Warto zweryfikować swoje firmowe procedury, by uniknąć sporów.

Długie weekendy, a wymuszanie do bieżącego urlopu

Wielu właścicieli firm, chcąc zaoszczędzić na kosztach operacyjnych podczas tzw. „długich weekendów” (np. w okolicach majówki czy Bożego Ciała), decyduje się na zamknięcie zakładu pracy. Rodzi to jednak problem – czy można narzucić pracownikom wzięcie urlopu wypoczynkowego w ten konkretny dzień?

W przypadku bieżącego urlopu wypoczynkowego pracodawca nie ma prawa do jednostronnego narzucenia terminu. Zgodnie z przepisami, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (biorąc pod uwagę wnioski pracowników) lub po obustronnym porozumieniu, jeśli plan nie jest tworzony. Jedynym ratunkiem w tej sytuacji jest zarządzenie „odpracowania” tego dnia (np. wolny piątek za pracującą sobotę), o ile pozwala na to system czasu pracy w firmie.

Zaległy urlop wypoczynkowy- pracodawca ma pełną władzę

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy mówimy o zaległym urlopie wypoczynkowym z poprzedniego roku. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Zdarzają się pracownicy, którzy „chomikują” urlopy i odmawiają ich zaplanowania. Czy w takiej sytuacji pracodawca może sam wyznaczyć termin?

Zdecydowanie tak. Potwierdza to wielokrotnie Sąd Najwyższy (np. w wyroku o sygn. akt I PK 124/05). Pracodawca nie tylko może, ale wręcz powinien wysłać pracownika na zaległy urlop w wyznaczonym przez siebie terminie, nawet jeśli pracownik nie wyraża na to zgody. Ochrona przed nagromadzeniem zaległości urlopowych (i widmem kar z PIP) daje tu przedsiębiorcy pełne prawo do decydowania.

Bezpieczne kadry to fundament Twojego biznesu

Prawo pracy bywa skomplikowane, a błędy w ewidencji czasu pracy, planowaniu grafików czy rozliczaniu dni wolnych mogą być dla przedsiębiorcy niezwykle kosztowne podczas ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Prowadząc własną firmę, nie musisz na bieżąco śledzić każdego orzeczenia Sądu Najwyższego- od tego masz ekspertów.

Jako profesjonalne biuro rachunkowe doskonale rozumiemy wyzwania, z jakimi mierzysz się na co dzień. Prawidłowa obsługa kadrowo-płacowa to nie tylko wyliczanie pensji, ale przede wszystkim bezpieczeństwo prawne i organizacyjne Twojego przedsiębiorstwa.

Czy potrzebujesz wsparcia w uporządkowaniu dokumentacji pracowniczej i rozliczaniu czasu pracy w 2026 roku?

Skontaktuj się z naszym biurem! Chętnie przejmiemy na siebie te obowiązki, dostosujemy Twoje regulaminy do aktualnych przepisów i zadbamy o to, abyś Ty mógł skupić się wyłącznie na rozwoju swojego biznesu. Porozmawiajmy o tym, jak możemy Ci pomóc.