Równolegle ze zyskaniem przez Państwową Inspekcję Pracy prawa do administracyjnego przekształcania umów cywilnoprawnych w etaty, weszły w życie gruntowne zmiany w ustawie o PIP. Od 8 lipca 2026 roku inspektorzy pracy dysponują nowoczesnym zestawem narzędzi kontrolnych.

Reforma zakłada cyfryzację procedur, wprowadza możliwość prowadzenia przesłuchań i weryfikacji dokumentów w trybie zdalnym oraz poprzez transmisje online, a także ułatwia przesłuchiwanie świadków z terenu całej Polski. Każdy pracodawca i zleceniodawca musi przygotować się na nowe standardy kontroli.

1. Transmisje online i czynności w trybie zdalnym

Najbardziej odczuwalną nowością w codziennej praktyce jest odejście od konieczności osobistej wizyty inspektora w siedzibie firmy przy wszystkich czynnościach sprawdzających.

Kontrola na odległość bez zgody pracodawcy

Inspektor pracy może podjąć decyzję o przeprowadzeniu całej kontroli lub jej wybranych etapów w sposób zdalny (za pośrednictwem operatora pocztowego lub środków komunikacji elektronicznej).

• Brak konieczności uzyskania zgody: Zdalny tryb nie wymaga akceptacji ze strony kontrolowanego przedsiębiorcy.
• Elektroniczne upoważnienie: Okazanie legitymacji służbowej oraz dostarczenie upoważnienia do kontroli odbywa się drogą elektroniczną.
• Z zachowaniem prawa do wizytacji: Zdalna kontrola nie wyklucza możliwości niespodziewanego pojawienia się inspektora w zakładzie pracy, np. w celu oględzin stanowisk pracy czy sprawdzania warunków BHP.

Żądanie transmisji na żywo (Video-online)

W uzasadnionych przypadkach inspektor ma prawo zażądać od przedsiębiorcy przeprowadzenia transmisji online w czasie rzeczywistym. Przekaz obrazu i dźwięku ma umożliwiać m.in.:

• Weryfikację i okazanie dokumentacji pracowniczej,
• Wysłuchanie stron postępowania,
• Przesłuchanie kontrolowanego płatnika lub świadków.

2. Przesłuchania świadków w ramach pomocy prawnej

Dotychczas dużą przeszkodą proceduralną dla PIP były sytuacje, w których kontrolowana firma miała siedzibę w jednym województwie, a pracownicy lub byli zleceniobiorcy mieszkali na drugim końcu Polski. Przesłuchanie takich osób bywało utrudnione.

Od 8 lipca 2026 roku działa mechanizm pomocy prawnej pomiędzy okręgami PIP:

• Inspektor prowadzący kontrolę może zwrócić się do Okręgowego Inspektora Pracy właściwego dla miejsca zamieszkania świadka.
• Terytorialny inspektorat wzywa daną osobę i przesłuchuje ją na miejscu na podstawie pytań i okoliczności wskazanych przez inspektora prowadzącego sprawę.
• Rozwiązanie to znacząco przyspiesza kompletowanie materiału dowodowego, np. przy podważaniu umów B2B i umów zlecenia.

3. Dokumentowanie kontroli: E-protokół i przesłuchania szerokiego kręgu osób

Zakres osób, które inspektor PIP może wezwać do złożenia wyjaśnień, pozostaje niezwykle szeroki i obejmuje nie tylko obecnych pracowników etatowych, ale również:

• Bytych pracowników,
• Osoby wykonujące pracę na podstawie umów zlecenia lub o świadczenie usług,
• Osoby fizyczne prowadzące samozatrudnienie (B2B),
• Osoby skierowane do pracy przez agencje zatrudnienia.

Cyfrowy protokół kontroli

Wszystkie ustalenia z przebiegu czynności kontrolnych mogą być obecnie spisywane i doręczane w formie elektronicznej. Protokół papierowy (dotychczas jedyny dopuszczalny) przestał być wymogiem – dokument sporządzony cyfrowo zostaje przekazany przedsiębiorcy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Obszar kontroli	Stan przed 8 lipca 2026 r.	Stan po zmianach
Miejsce kontroli	Co do zasady siedziba firmy / zakład	Siedziba firmy lub tryb zdalny / online
Zgoda na kontrolę zdalną	Wymagana	Zbędna – decyzja należy do inspektora
Weryfikacja dokumentów/osób	Osobista w zakładzie	Osobista lub transmisja wideo w czasie rzeczywistym
Przesłuchanie świadka z innego regionu	Utrudnione (wymagało podróży lub stawiennictwa)	Pomoc prawna – przesłuchanie przez lokalny inspektorat PIP
Protokół z kontroli	Wyłącznie papierowy	Forma papierowa lub elektroniczna (e-protokół)

Jak przygotować firmę na nowe procedury PIP?

Zwiększenie uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy, cyfryzacja kontroli oraz ryzyko przekształcenia umów cywilnoprawnych w etaty wymagają od przedsiębiorców skrupulatnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej i stałego audytu stosowanych umów.

Żeby mieć pewność, że Twoje kadry, płace oraz ewidencja czasu pracy są w 100% przygotowane na ewentualną kontrolę PIP (zarówno stacjonarną, jak i zdalną), skorzystaj ze wsparcia ekspertów. Dowiedz się, jak nasze biuro rachunkowe JWM FINANSE wspiera przedsiębiorców w bezpiecznym prowadzeniu biznesu. Poznaj pełną ofertę kadr i księgowości, sprawdź cennik usług lub skontaktuj się z nami już dziś. Pomagamy chronić Twoją firmę przed kosztownymi błędami.